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Politique de confidentialité

English summary (for reviewers)

Ekomy is a B2B review-management platform for e-commerce merchants. Merchants use Ekomy to send post-purchase review invitations to their own customers by email and WhatsApp (using approved WhatsApp Business message templates), to moderate and analyze the reviews they receive, and to publish them on their storefront through an embeddable widget. For customer data received from a merchant’s store, the merchant is the data controller and Ekomy acts as processor. Ekomy processes: merchant account data; end-customer contact details and order metadata transmitted by the merchant’s store; review-invitation dispatch records; review content; and messages exchanged through connected WhatsApp, Messenger and Instagram channels. Data subjects can exercise GDPR rights (access, rectification, erasure, objection, portability, restriction) through the merchant or directly via our privacy mailbox. Deletion requests are honored as described on our data deletion page; residual copies in encrypted backups expire within 30 days. We do not sell personal data and we do not use Meta platform data for any purpose other than providing the service described here.

1. Responsable du traitement et rôles

Ekomy édite une plateforme de gestion d’avis clients destinée aux marchands e-commerce : collecte d’avis après achat par e-mail et WhatsApp, modération, analyse, et publication sur la boutique du marchand via un widget intégrable.

L’entité qui exploite Ekomy est Otospex Solutions LLC, société à responsabilité limitée (LLC) de droit américain (État du Nouveau-Mexique, États-Unis), exerçant sous le nom commercial « Ekomy », dont le siège social est situé 1209 Mountain Road Pl NE, Ste R, Albuquerque, NM 87110, États-Unis. Elle opère avec sa société affiliée tunisienne Otospex Solutions SARL, 17 Avenue Bourguiba, 4180 Houmet Souk, Djerba, Tunisie, par laquelle les opérations locales sont conduites.

Toute question relative aux données personnelles peut être adressée à privacy@ekomy.io.

Les rôles dépendent de la finalité du traitement :

  • Pour les données des clients finaux d’un marchand (coordonnées, commandes, avis) : le marchand est responsable du traitement ; Ekomy agit en qualité de sous-traitant, sur instruction du marchand et dans le cadre d’un accord de traitement des données (DPA) disponible sur demande.
  • Pour les comptes marchands (données d’identification et d’usage des utilisateurs de la plateforme) et pour les visiteurs de ce site : Ekomy est responsable du traitement.

2. Données que nous traitons

Dans le cadre de la fourniture du service, nous traitons les catégories suivantes :

  • Données de compte marchand : nom, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone, mot de passe (haché), paramètres de la boutique connectée.
  • Données des clients finaux transmises par la boutique du marchand : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, et métadonnées de commande (référence, produits commandés, date), y compris le contenu des notifications de commande envoyées par la boutique. Ces données servent exclusivement à l’envoi et au suivi des invitations à laisser un avis.
  • Registres d’envoi des invitations : destinataire, canal utilisé (e-mail ou WhatsApp), statut d’envoi, jeton d’accès à la page de dépôt d’avis.
  • Contenu des avis : note, texte, photos éventuelles, nom d’affichage du client, réponses du marchand, statut de modération.
  • Messages échangés via les canaux connectés (WhatsApp, Messenger, Instagram) : contenu des conversations entre le client final et le marchand, identifiants de conversation, horodatages — traités pour fournir la messagerie client et le suivi des demandes.
  • Journaux techniques et registres d’audit : événements techniques nécessaires à la sécurité, à la traçabilité et à la conformité. Les registres de conformité utilisent des identifiants pseudonymisés (empreintes cryptographiques), pas les données en clair.
  • Journaux d’accès de ce site web : lors de votre visite, le serveur d’hébergement enregistre des journaux d’accès standards (adresse IP, navigateur, pages consultées, horodatage), utilisés uniquement à des fins de sécurité et de diagnostic, et conservés pour une courte durée définie.

Nous ne collectons aucune donnée dite « sensible » et nous ne vendons aucune donnée personnelle.

3. Flux WhatsApp et Meta

  • Invitations WhatsApp : lorsque le marchand active ce canal, les invitations à laisser un avis sont envoyées via l’API WhatsApp Business Cloud de Meta, en utilisant exclusivement des modèles de message approuvés par Meta. Le numéro du destinataire et le contenu du message transitent par l’infrastructure de Meta conformément aux conditions de la plateforme WhatsApp Business.
  • Messagerie entrante : les messages adressés au marchand sur WhatsApp, Messenger ou Instagram sont reçus et traités pour permettre au marchand d’y répondre depuis un poste de travail unifié.
  • Les données issues des plateformes Meta sont utilisées uniquement pour fournir le service décrit dans cette politique, jamais à des fins publicitaires propres, de profilage ou de revente. La politique de confidentialité de Meta est consultable sur le site de Meta.
  • La suppression des données liées à ces canaux est décrite sur la page Suppression des données.

4. Bases légales

  • Exécution du contrat : fourniture de la plateforme au marchand (comptes, synchronisation de la boutique, envoi des invitations, modération, widget).
  • Intérêt légitime : intérêt du marchand à recueillir des retours après achat auprès de ses propres clients, dans le respect des droits des personnes ; sécurité et intégrité du service.
  • Consentement : cookies et traceurs non essentiels sur ce site (voir la politique de cookies) — aucun n’est utilisé à ce jour ; le consentement sera recueilli avant toute activation future.
  • Obligation légale : conservation de registres de conformité (demandes d’effacement, registres d’audit pseudonymisés).

5. Durées de conservation

  • Les données sont conservées pendant la durée du contrat liant Ekomy au marchand, puis supprimées ou anonymisées.
  • En cas de demande d’effacement, la suppression est exécutée selon le processus décrit sur la page Suppression des données, avec un délai de grâce annulable de 7 jours sauf exécution immédiate.
  • Les sauvegardes chiffrées contenant des copies résiduelles expirent au plus tard 30 jours après l’effacement ; après toute restauration de sauvegarde, les effacements sont réappliqués avant la remise en service.
  • Les registres de conformité pseudonymisés (empreintes des identifiants effacés, journal des demandes) sont conservés pour une durée définie à des fins de preuve du respect des obligations légales, avec accès restreint.
  • Les journaux d’accès du site web sont conservés pour une courte durée définie, à des fins de sécurité uniquement.
  • Votre choix de consentement aux cookies (voir la politique de cookies) est conservé localement dans votre navigateur, sous votre contrôle, pour une durée maximale de 12 mois avant redemande.
  • Lorsqu’un avis est effacé en mode standard, l’identité de l’auteur est retirée (affichage « Anonyme ») ; le texte de l’avis peut être conservé pour le marchand. Ce texte est dé-identifié, non anonymisé : s’il contient des éléments identifiants, la personne concernée ou le marchand peut demander la suppression complète de l’avis.

6. Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles aux seules équipes habilitées d’Ekomy et aux prestataires suivants, chacun lié par des engagements de protection des données :

  • Hébergement : Hetzner Online GmbH (Allemagne / Finlande) — hébergement de la plateforme et des données.
  • Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) — acheminement des messages WhatsApp, et des canaux Messenger/Instagram lorsque le marchand les connecte.
  • Prestataire d’envoi d’e-mails : le prestataire retenu pour l’envoi des invitations sera publié dans le registre des sous-traitants, disponible sur demande à privacy@ekomy.io, avant l’envoi des premières campagnes.
  • Traitement par modèles de langage (analyse de sentiment et assistance) : le ou les fournisseurs retenus seront publiés dans le registre des sous-traitants, disponible sur demande à privacy@ekomy.io.

Nous maintenons un registre des sous-traitants à jour, disponible sur demande à privacy@ekomy.io. Le marchand est informé de tout changement conformément au DPA.

7. Transferts hors de l’Union européenne

L’hébergement principal est situé dans l’Union européenne. Les échanges avec Meta Platforms peuvent impliquer des transferts vers les États-Unis, encadrés par les clauses contractuelles types et, le cas échéant, le Data Privacy Framework. Pour les marchands établis hors UE (notamment en Tunisie), les données transitent entre l’UE et le pays du marchand dans le cadre de la fourniture du service.

Ekomy étant établie aux États-Unis et disposant d’une société affiliée tunisienne, les équipes habilitées d’Ekomy accèdent aux données depuis les États-Unis et depuis la Tunisie. Ces transferts, opérés du côté du responsable du traitement, seront encadrés par des garanties appropriées, en particulier des clauses contractuelles types, complétées le cas échéant par des mesures supplémentaires.

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition.

  • Clients finaux d’un marchand : le marchand étant responsable du traitement, vous pouvez exercer vos droits directement auprès de lui ; vous pouvez aussi écrire à privacy@ekomy.io — nous transmettons la demande au marchand concerné et l’assistons dans son traitement, ou traitons directement ce qui relève de notre responsabilité.
  • Marchands et visiteurs : écrivez à privacy@ekomy.io.

Nous répondons dans un délai de 30 jours. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (France, cnil.fr) ou de l’INPDP (Tunisie), ou de l’autorité de contrôle de votre pays de résidence.

9. Suppression des données

Les modalités complètes de demande et d’exécution de la suppression (périmètre, délais, confirmation) sont décrites sur la page dédiée : Suppression des données.

10. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées, notamment :

  • chiffrement en transit (TLS) ;
  • chiffrement au repos des champs sensibles (jetons d’accès aux services connectés, identifiants faisant l’objet d’une demande d’effacement) ;
  • cloisonnement logique des données de chaque marchand (architecture multi-locataire) ;
  • traitement des demandes d’effacement par un moteur dédié, avec journal d’exécution et ré-application des effacements après toute restauration de sauvegarde.

Ces mesures sont renforcées en continu ; aucun système n’offrant une sécurité absolue, nous notifions les violations de données conformément à la réglementation applicable.

11. Cookies

Ce site n’utilise à ce jour aucun cookie ni traceur tiers. Le détail, ainsi que le fonctionnement du bandeau de consentement qui s’affichera avant toute activation future de mesures d’audience ou publicitaires, figure dans la politique de cookies.

12. Contact et modifications

Pour toute question : privacy@ekomy.io. Cette politique est versionnée ; toute modification substantielle est signalée sur cette page avec sa date d’entrée en vigueur. Version 1.1 — dernière mise à jour le 1er août 2026.